Plan in dat het mis gaat
Het klinkt misschien gek en negatief. Dat je al voordat een project van start gaat er rekening mee houdt dat het mis gaat. Misschien is dat de reden dat te weinig projectmanagers dat ook daadwerkelijk doen. Het kan in de meeste gevallen echter wel handig zijn hier rekening mee te houden.

Er bestaat in deze wereld (bijna) geen (internet) project wat 100% goed verloopt. Ergens gaat er altijd wel iets mis. Iemand wordt ziek, iets loopt toch niet zoals je zou verwachten of je idee verandert. Dit heeft altijd invloed op de planning. De ‘kleine’ dingen die mis kunnen gaan zijn vaak verantwoordelijk voor het volledig uit de hand lopen van een planning.

Natuurlijk moet je proberen alle voorwaarden te creëren zodat het niet mis gaat, maar dat gaat je waarschijnlijk niet lukken. Het beste wat je kan doen is er toch rekening mee houden dat het mis gaat. Hou in je planning er rekening mee. Neem wat extra tijd voor ‘bugfixing’ of overlap van diverse onderdelen.

Als projectmanager moet je weten wanneer je moet ‘vlammen’ en wanneer je gas terug moet nemen. Een project kan niet van begin tot het eind op volle vaart doorvliegen. Daarom is het van belang zo af en toe een relax-moment in te bouwen. Waarin je als team even tot rust kan komen, de boel kan overzien en vervolgens weer kan ‘knallen’.

Bij mij is dat moment van rust nu aangekomen. Ik ga even een pauze inlassen. Een pauze van twee weken om precies te zijn. Even vakantie vieren, rust en bedenken wat er in het komende half jaar allemaal gaat gebeuren. Ik hoop dan alle lezers weer terug te zien op dit weblog!

Bas van den Beld[/lang_nl][lang_en]A very special rule this time. And a very short one: know when to schedule a break.

As a projectmanager you have to know when to gas up and when to slow down. A project cannot go at full speed througout the entire project. Therefore it is important to build in a relax-moment. Where you and your team can relax, look at the overview of the project and then start again with a breath of fresh air.

For me the moment of the break has arrived. I’m taking a break for two weeks to be exact. To go on holiday, relax and figure out all the things I will be doing in the next six months. I hope to see all readers of this blog back again at that time!

Bas van den Beld[/lang_en]

Verzamel de juiste mensen
Het klinkt eenvoudig, maar is het zeker niet. Maar de juiste mensen om je heen verzamelen is precies datgene wat een project kan maken of breken. En het vinden van de juiste mensen maakt een ‘gewone’ projectmanager een ‘geslaagde’ projectmanager.

 [/lang_nl][lang_en]It’s about time for a new rule on the Internet project management. This rule builds on the human aspect. The importance of having the right people. Rule 16:

Collect the right people
It sounds simple, but it absolutely is not. But gathering the right people around you is exactly what can make or break a project. And finding the right people can make a ‘normal’ project manager become a ‘successful’ project manager.[/lang_en]

[lang_nl]Het vinden van de juiste mensen is niet makkelijk. Niet alleen zal je altijd ‘opgescheept’ zitten met mensen die vanuit de organisatie in het project worden toegewezen, de juiste mensen zijn niet altijd beschikbaar. Zoek bij het vinden van de juiste mensen duidelijk naar een balans. Is er iemand die kwaliteit A heeft, zoek dan iemand met kwaliteit B erbij. Formeer een ‘team’ dat elkaar kan aanvullen: ieder zijn eigen specialisme en niet allemaal dezelfde karakters.

Het formeren van een goed projectteam is als het formeren van een goed voetbalelftal. Niet iedereen kan aanvoerder zijn en niet iedereen kan de penalties nemen. Je hebt ‘leiders’ en ‘waterdragers’ nodig. Zoek daarom goed naar teamleden en kies niet voor ‘zomaar iedereen’. Het kan je project immers maken of breken.[/lang_nl][lang_en]Finding the right people is not easy. Not only will you always have to work with people from the who are allocated in the project by the organization, the right people are not always available. Try to find a clear balance when looking for the right people. Is there someone who has quality A, find someone with quality B for another position. Form a ‘team’ that can complement each other: each his own specialty and not all the same characters.

The formation of a good project as the formation of a good football team. Not everyone can be captain and not everyone can take the penalties. You need ‘leaders’ and’ followers’. Therefore search carefully when selecting team members and not just hire anyone. This can indeed make or break your project.[/lang_en]

Probeer het leuk te houden
Het is een lastige regel over iets wat zich niet zomaar laat sturen. Het ‘leuk houden’ van een project kan namelijk op veel verschillende manieren. Je moet in ieder geval proberen de projectmedewerkers te blijven uitdagen.[/lang_nl][lang_en]A large Internet project can sometimes take months. Chances are that the project can get long and boring to the project members, whether they are suppliers or paying customers. That affects the performance. Therefore rule 15:

Try to keep the fun
It is a difficult rule on something that just does not let’s itself be controlled to easily. Keeping a project ‘fun’ can be done in many different ways. In any case you must try to continue to challenge the project members.[/lang_en]

[lang_nl]Om te zorgen dat een project ‘leuk’ blijft moet je in ieder geval je projectmedewerkers continue bezig te laten zijn het product nog beter te maken en het proces nog scherper te laten verlopen. Zorg dat ze mee mogen denken en hun ‘ei’ kwijt kunnen. Hou daar ruimte voor vrij in  het project.

Het leuk houden van een project houdt meer in dan af en toe een etentje met alle teamleden. Het is belangrijk dat de teamleden op de hoogte blijven van wat er gebeurt en mee kunnen denken. Ze moeten ook altijd terecht kunnen bij de projectmanager met hun zorgen en ideeën. Zorg dus voor heldere en duidelijke communicatie. En neem ze inderdaad eens mee op een ‘uitje’…

[/lang_nl][lang_en]To ensure that your project stays ‘fun’ you  should in any case keep your project members involved in making the product even better and getting the process even more smoothly. Make sure they feel they can think a long. Make sure you reserve time in the project for these things.

Maintaining a fun project takes more than occasional dinners with all team members. It is important that the team members are being kept informed about what is happening and can think about the project. They must always feel they can come to the project manager with their concerns and ideas. Therefore make sure your communication is crisp and clear. And indeed take them on a day out once in a while…

[/lang_en]
 

Hou rekening met ontbrekende kennis
Het is moeilijk om je te verplaatsen in een ander. Het is nog moeilijker je te verplaatsen in de kennis van een ander. De neiging is er snel om maar aan te nemen dat een ander je begrijpt. Die neiging is niet altijd juist. Als jij denkt dat iets duidelijk is hoeft dat voor een ander nog zeker niet zo te zijn. [/lang_nl][lang_en]Everyone has their own specialty. That’s why you work for that specific company or in that specific industry. A supplier is hired because of his expertise in an area where the client has no or less expertise. Rule 14 focuses on the gap between these two:

Keep account of lack of knowledge
It is difficult for you to step into someone else’s shoes. It is even harder to picture the knowledge of someone else. The tendency is to quickly believe that the other one understands you. That tendency is not always correct. If you think that something is clear for the other it doesn’t have to be the case. [/lang_en]

[lang_nl]Een veel voorkomend fenomeen is bovendien dat projectleden niet ‘af willen gaan’. Daarom wordt er meer dan eens “ja” of “hmm” gezegd op de vraag of iets wordt begrepen. Puur om gezichtsverlies te vermijden. De “ja” kan ook betekenen dat de ander echt denkt het begrepen te hebben. Maar nog steeds is dat niet zeker.

Het is overigens zeker niet zo dat het alleen zo is dat opdrachtgevers de leveranciers niet begrijpen. Sterker nog, het gebeurt andersom misschien nog wel vaker. Een opdrachtgever weet waar hij naartoe wil en moet dat duidelijk kunnen maken aan een leverancier die dat om moet zetten in een product. Hierbij ‘begrijpt’ de leverancier de opdrachtgever vaker niet dan wel. Ook omdat bij de leverancier de kennis van het vakgebied van de opdrachtgever ontbreekt.

Het is niet erg om de kennis niet te hebben of om het niet te begrijpen. Je kan immers niet alles weten. Het is wel erg om dat te verzwijgen en er niets mee te doen. Zorg dat je controleert of de kennis er is en probeer door herhaling te toetsen of het echt begrepen is. Laat andersom ook weten als je iets niet begrijpt.

[/lang_nl][lang_en]A very common phenomenon is that the project members do not "want to lose their face ‘. It is creating more than once a "yes" or "hmm" to the question whether something is understood. Pure to avoid face loss. The "yes" can also mean that the other person really does think he understands it. But still that is not certain.

It is certainly not true that only clients do not understand the suppliers. Indeed, it happens the may be even more frequent other way around. A client knows where he wants to go and should be able to make it clear to a supplier who then needs to convert it into a product. In this process the supplier often doesn’t ‘understand’ the client. Also because knowledge of the discipline of the client is missing.

It is ok not to have the knowledge or even not to understand. You cannot know everything. It is not ok to say you understand when you don’t and to do nothing. Make sure you check if there is enough knowledge by repetition and try to assess whether it is really understood. Also let the other one know if you do not understand something.

[/lang_en]
 

Hou het haalbaar
Een opdrachtgever wil graag zoveel mogelijk in zo kort mogelijke tijd gerealiseerd hebben. Een deadline wordt ‘hard’ neergezet en daar mag niet van worden afgeweken. Ondertussen zijn de wensen er niet minder om en groeien ze zelfs. De druk van de opdrachtgever op de leverancier wordt dan heel groot.[/lang_nl][lang_en]A project has a beginning and an end. In the intervening period the project has to be delivered. This means that there is an X- amount of time available for an X- amount of work. Too often this is not in line with each other. Therefore, rule 13 is:

Keep it feasible
A client would like to get as much as possible realized in the shortest possible time. A deadline is ‘hard’ and can often not change. Meanwhile, the demands have not become less and they even grow. The pressure from the client on the supplier will get very big.[/lang_en]

[lang_nl]De opdrachtgever kan zichzelf hier wel eens mee in de vingers snijden. Door de druk te verhogen op de leverancier is de kans groot dat een leverancier minder goed werk gaat afleveren. De leverancier wil de opdrachtgever graag van dienst zijn en zal daarom zoveel mogelijk in het werk stellen om de deadlines te halen. Maar dit zal ten koste gaan van kwaliteit. Als vervolgens deadlines niet gehaald worden, de kwaliteit te wensen over laat of de prijs omhoog gaat is de opdrachtgever ontevreden over de leverancier. Maar dat is niet altijd terecht.

Een opdrachtgever moet zich realiseren dat er maar een beperkte hoeveelheid tijd is en dat binnen die tijd het meest haalbare moet worden gerealiseerd, maar wel binnen de grenzen. Dat wat je erbij praat gaat er uiteindelijk bij jezelf weer af, of het nou prijs, kwaliteit of tijd is. De leverancier heeft ook zijn verantwoordelijkheid. Die moet duidelijk aangeven wat de grenzen van het haalbare zijn en daar eerlijk en open over communiceren. Hou het haalbaar, dat levert een beter product op.

[/lang_nl][lang_en]The client may cut themselves into the fingers with this kind of behavior. By increasing the pressure on the supplier there is a bigger chance that a supplier will deliver a less good job. The supplier will want to keep the client happy and will try to handle as much as possible in the efforts to meet the demands and deadlines. But this will be at the expense of quality. Then, when deadlines are not met, the quality leaves something to be desired for or the price increases, the sponsor will get dissatisfied with the supplier. But that is not always justified.

A client must realize that there is only a limited amount of time and that within that time the most viable has to be achieved, but within the borders. Everything you ask for that is out of the boundaries will backfire, whether it is price, quality or time. The supplier also has its responsibilities. They should make clear what the limits of the possibilities are and be honest and open about communicating them. Keep it feasible: it will deliver a better product.

[/lang_en]

Maak planningen en hou deze up-to-date
Het komt nog vaak voor dat een planning van een project uit de losse pols gebeurt. Hierbij wordt vaak niet eens aan betrokkenen gevraagd hoeveel impact een van hun taken heeft op hun werkzaamheden. De planning wordt eenmalig door een projectmanager opgesteld en vervolgens wordt er alleen nog maar naar gekeken als het project (bijna) klaar is of dreigt te mislukken.[/lang_nl][lang_en]In the series rules for the Internet project management we must obviously be talking about planning. Planning is one of the key issues in project management. There can be multiple rules written about planning, but we’ll start with number 12:

Make a planning and keep it up-to-date
It is not uncommon that a planning is done without thinking. It is often not even asked how much impact involved one of their tasks on their work. The programming would be a one-time project manager and then we just had to look as the project (almost) ready or is likely to fail.[/lang_en]

[lang_nl]Het is van zeer groot belang dat de projectmanager zijn planning opstelt aan de hand van de input van alle betrokkenen in het project. Dit zal betekenen dat het plannen niet snel gedaan is, want alles moet op elkaar worden afgestemd. Maar doordat iedereen mee denkt zal de planning wel realistischer worden. Bouw als projectmanager daarbij marges in.

Tot slot is het voor de planningen van belang dat deze actueel blijven. Hou daarom bij hoeveel tijd er besteed is en pas de planning continue aan aan de bestaande situatie. Daarmee voorkom je verassingen.

[/lang_nl][lang_en]It is vitally important that the project manager draws up its planning on the basis of the input of all those involved in the project. This will mean that the plans are not done quickly, because everything must be clearly linked. But because everyone thinks the schedule will be more realistic. Construction as a project manager that margins.

Finally, it is important for the plans that they remain topical. Therefore track how much time is spent, and adjust the plan to continue with the existing situation. This will help prevent surprises.

[/lang_en]

Zorg dat iedereen zijn eigen specialiteit uitvoert

Internet is van iedereen. Dat merk je bijvoorbeeld aan de enorme hoeveelheid ‘rotzooi’ die er te vinden is online. Iedereen kan en mag namelijk alles maken. Wil je echter een goed professioneel product en alles in de hand houden moet je ervoor zorgen dat  iedereen doet waar hij goed in is. [/lang_nl][lang_en]It is time for the continuation of the rules. Number 11 is really a task for the project manager: ensuring that everyone is doing what he is good at. Rule number 11:

Make sure that everyone implements its own specialty

Internet belongs to everyone. You can see that, for example, by the enormous amount of "junk" which can be found online. Everyone may and is able to build everything. However, if you want a good professional product and keep everything under control make sure everyone does what he is good at. [/lang_en]

[lang_nl]Tijdens de Internet Bubble in de jaren negentig werd het steeds mee gewoon dat leveranciers alle onderdelen van het proces gingen aanbieden. Vormgevers, techneuten en strategen zaten onder een dak. Tegenwoordig is dat een stuk minder. Ieder bedrijf doet zijn eigen ding. En dan nog is het opletten. Teveel gaan de verschillende bedrijven op elkaars stoel zitten waardoor het resultaat warrig en slecht is.

Zorg er in een project voor  dat iedereen zijn ding doet. Laat vormgevers vormgeven, laat techneuten het bouwen (en vooral niet vormgeven!) en laat strategen bepalen wat de doelstellingen zijn. Zorg voor een goede projectmanager om dit te regelen en je project krijgt die extra kwaliteitsinjectie die het een topproject maakt.

[/lang_nl] [lang_en]During the Internet Bubble in the nineties, it became increasingly standard that suppliers would deliver all parts of the process. Designers, technicians and strategists all worked together under one roof. Today, this happens a lot less. Each company now does its own thing. And still you have to be careful. Too much the various companies sit on each other’s seats which makes the project confusing and the results bad.

Make sure that in a project that everyone does ‘his thing’. Let designers shape, let technicians build (and definitely not shape!) and leave it to the strategists to determine the goals. Make sure you get a good project manager for this project to regulate all parties and you will get the extra injection of quality which will make your project a very good project.

[/lang_en]

1 Ga flexibel om met de ‘regels’
Het is goed om je vast te houden aan een aantal regels maar je mag er ook van afwijken. Tijdens een project zal je veel te maken hebben met voortschrijdend inzicht. Zorg er dus voor dat je bij aanvang van het project de mogelijkheid inbouwt om af te kunnen wijken van de afspraken zoals die gemaakt zijn.
Lees de volledige regel[/lang_nl][lang_en]So far we are 10 items far with the series “rules on Internet projectmanagement”. Time for a short recap: the first ten rules. On our way to the next ten. Remember to subscribe to the RSS Feed of the series!

1 Be flexible with the ‘rules’
It is good for you to stick to a number of rules but you may also vary. During a project will give you will gain a lot of new insights. This is caused by the growing knowledge of the client during the construction. So make sure you have a possibility to be able to depart from the appointments as they are made on forehand.
Read the complete rule[/lang_en]
[lang_nl]

2 Weet wat je moet weglaten
Het is van belang per project te kijken welke richtlijnen passen bij het project. Is het niet nuttig voor de voortgang van het project? Laat het weg! Niks zo erg als een onnodige regel of richtlijn.
Lees de volledige regel

3 Weet wat je wil bereiken
Te vaak lopen internetprojecten in het honderd omdat een opdrachtgever eigenlijk niet weet wat hij wil bereiken met de applicatie of website. "Ik wil een mooie nieuwe site, waar we bovenaan Google mee staan". Hij heeft echter geen idee wat hij dan precies wil. Is er niet duidelijk wat je wil, laat dan alsjeblieft niks bouwen, het zal namelijk nooit zijn wat je wil…
Lees de volledige regel

4 Hou focus
Het is prima, zelfs goed, dat er nieuwe wensen ontstaan. Belangrijk is echter deze nieuwe wensen goed te plaatsen. Zorg dat je de focus blijft houden op de doelstellingen die je bij aanvang van het project hebt vastgelegd.
Lees de volledige regel

5 Durf te vragen
Een bekende uitspraak is “er bestaan geen domme vragen”. Dat geldt des te meer voor internetprojecten. Te vaak wordt er gedacht dat het vanzelf wel goed komt als iets niet helemaal duidelijk is. Is iets niet meteen duidelijk? Vraag! Heb je iets gemaakt? Vraag om bevestiging! Vragen staat vrij en vragen is niet dom. Het voorkomt een hoop miscommunicatie.
Lees de volledige regel

6 Bepaal vooraf de valkuilen
Om een ‘soepel’ project te krijgen is het van belang al voor aanvang van het project in kaart te krijgen waar het mogelijk mis kan gaan. Als je de tegenmaatregelen al voor het project klaar hebt staan sla je twee vliegen in een klap: je maakt de betrokkenen bewust van mogelijke gevaren in het project én je kan snel anticiperen als een valkuil daadwerkelijk openklapt.
Lees de volledige regel

7 Communiceer over de voortgang
Het is belangrijk dat je blijft communiceren. Communiceer als leverancier de voortgang van het project en communiceer als opdrachtgever welke verwachtingen je hebt en wat jouw visie op de voortgang is.
Lees de volledige regel

8 Probeer zelf dingen uit
De beste manier om erachter te komen of iets daadwerkelijk geschikt is voor je organisatie of site is het zelf uit te proberen.
Lees de volledige regel

9 Spreek je verwachtingen vooraf uit
Zorg ervoor dat je in de kick-off meeting of indien mogelijk nog daarvoor van beide kanten de verwachtingen van het proces en de uitkomst uitspreekt. Leg dit ook vast zodat altijd teruggegrepen kan worden naar de initiële verwachtingen.
Lees de volledige regel

10 Blijf op de hoogte: lees RSS-feeds
Probeer als verantwoordelijke van de website (eigenaar, marketeer of contactpersoon richting de leverancier) in grote lijnen bij te houden wat er speelt op webgebied. Doe dit door enkele RSS-feeds van belangrijke sites bij te houden.
Lees de volledige regel

[/lang_nl] [lang_en]
2 Know what you can forget
It is important for each project to see which guidelines apply to the specific project. Is it not useful for the progress of the project? Let it be! Nothing so much annoying as an unnecessary rule or directive.
Read the complete rule

3 Know what you want to achieve
Too often internet projects fail because a client does not know what he wants to achieve with the appliance or website. "I want a beautiful new site, with which we are first in Google." Is it not clear what you want, please don’t start building, it will never be what you want…
Read the complete rule

4 Keep focus
It is fine, even good, that new needs arise. Important, however, is to place these new requirements well. Make sure that you continue to focus on the objectives that had you have committed to at the beginning of the project.
Read the complete rule

5 Dare to ask
A known ruling is "there are no stupid questions". That is all the more true for Internet projects. Too often we thought that something would turn out fine even though it is not quite clear. Is something not immediately obvious? Ask! Did you make or build something? Ask for confirmation! Questions are free and asking questions is not stupid.
Read the complete rule

6 Determine the possible pitfalls in the project in advance
To have a ‘flexible’ project it is important, even before the start of the project, to map out where you can may get into trouble. If you already have thought about countermeasures in advance you can save two birds with one stone: you create awareness of the potential dangers involved in the project and you can quickly anticipate as a trap actually pops open.
Read the complete rule

7 Communicate on the progress of the project
It is important that you communicate all the time. Communicate as a supplier about the progress of the project and communicate as a client about what expectations you have and what your vision on the progress is.
Read the complete rule

8 Try out things yourself
The best way to find out whether something is actually suitable for your organization or website is to try it yourself.
Read the complete rule

9 Speak out your expectations up front
Make sure that in the kick-off meeting, or if possible even before that, you let all parties speak out their expectations of both sides of the process and the outcome ruling. Put this in writing so you can always refer and look back on the initial expectations.
Read the complete rule

10 Stay informed and read RSS Feeds
As a websiteowner (or marketer or contact towards the supplier) try to track broadly what’s going on in the world of web. Do this by reading some RSS feeds of important websites.
Read the complete rule

[lang_en]

De nieuwe opzet van dit weblog geeft het blog meer mogelijkheden. Een daarvan is dat je je nu ook kan abonneren op dit specifieke onderdeel van het weblog. Voeg deze feed toe aan je RSS Reader en je blijft op de hoogte! (met dank aan Frank Meeuwsen voor het aanzwengelen hiervan)

Ook is zijn alle regels momenteel ook in het Engels te lezen en bij te houden, speciaal voor de Engelstalige lezers. Wil je die feed volgen voeg dan deze feed toe.

Het vervolg van de regels zal snel volgen! [/lang_nl][lang_en]Several weeks ago I started making a list of rules for Internet project management. All short rules that you as a supplier or client have to take note of. There are now ten rules.

The redesign of this blog gives more possibilities. One of them is that you can now subscribe to this particular part of the weblog. Add this feed to your RSS Reader and stay informed!

Also, all lines are currently available in English, especially for the English-speaking readers. Do you want to follow that feed add this feed to your Reader.

New rules will follow soon! [/lang_en]