Al surfend kwam ik een internetpagina tegen waarop de schrijfster precies beschrijft waarom organisaties NetTraject moeten inhuren. En dat terwijl ze NetTraject toch helemaal niet kent… :)

Het gaat om een tekst met het onderwerp “Waarom een dikke RFP niet werkt”. Ze slaat de spijker op de kop in dit artikel. Veel organisaties proberen het toch nog zelf te doen, schrijven een dikke RFP en denken dat de leverancier hen dan wel moet snappen…

De kern van het artikel is voor mij het volgende deel:

Wat werkt wél?
Snel expertise inroepen Mijn algemene aanbeveling zou zijn: huur zo vroeg mogelijk in het proces iemand in die veel verstand heeft van websites en hoe je ze opzet, die je ook kan assisteren bij het beoordelen van de kwaliteit van sitebouwers en de offertes die ze uitbrengen.

Samen met deze persoon doe je de inventarisatie van wensen binnen je organisatie en bij de groep(en) waarvoor je de website maakt. Jullie formuleren de doelstellingen van de site en de bezoekers, stellen een ruwe versie van de structuur van de site op en bedenken de technische eisen waaraan de site moet gaan voldoen, zodat er een offerteverzoek ligt waar aanbieders gericht op kunnen reageren.

Het inhuren van een externe adviseur heeft veel voordelen: je voorkomt bedrijfsblindheid (degene die je inhuurt kijkt fris naar je organisatie), je krijgt goed advies over wat wel werkt en niet werkt in de praktijk, en je wordt geholpen bij het uitzoeken van goede technische oplossingen op het juiste moment (eerst de behoeften goed in kaart brengen, dan pas een CMS uitzoeken). Verder kan het veel kosten schelen, omdat een extern persoon vaak dichter bij de markt van technische oplossingen staat en met goedkopere alternatieven kan komen, bijvoorbeeld door het selecteren van een kleinere partij voor ontwerp en bouw, of gebruikmaken van open source-oplossingen. De perfecte oplossing kan ook juist uit de andere hoek komen: sommige projecten zijn er enorm bij gebaat om uitgevoerd te worden in een ‘one-stop-shop’-omgeving.

Een extern persoon kan er dankzij haar ervaring met het onderwerp ook voor zorgen dat het opstellen van een offerteverzoek sneller en doelmatiger gebeurt dan wanneer je het zelf moet doen (vaak voor de eerste keer). En tijd is geld: de tijd die je in het begin van het traject investeert betaalt zich dubbel en dwars terug verderop, doordat je direct de goede oplossing selecteert en niet lang in de verkeerde richting denkt.

Misschien vrezen jullie dat een extern iemand een ingewikkeldere en duurdere oplossing zal bedenken dan jullie zelf zouden hebben bedacht. Een goede adviseur zal dit zeker niet doen: zij zal de opdracht naar eer en geweten en met de belangen van je organisatie en bezoekers voor ogen uitvoeren. Als je nog enige twijfel hierover hebt, zou je ook met haar kunnen afspreken dat ze in ieder geval alleen het RFP-gedeelte van de opdracht uitvoert. Je legt samen vast dat ze niet met haar bureau in de race is om de rest van de opdracht (interactieontwerp, templates, content management systeem) te zijner tijd uit te voeren. Als je sowieso twijfelt aan de integriteit van de persoon die je inhuurt kun je natuurlijk beter niet samenwerken.

Er is een aantal bureau’s dat zich specialiseert in deze dienstverlening. Je kunt ook naar een bureau stappen waar je goede ervaringen over hebt gehoord en hen vragen of ze iemand beschikbaar hebben die kan assisteren bij het offertetraject. Je zult deze persoon waarschijnlijk op uurbasis moeten inhuren: omdat de opdracht nog niet omschreven is, is meestal ook nog niet precies aan te geven hoe veel tijd er gemoeid zal zijn met het adviestraject. Wel kun je natuurlijk een maximaal aantal te factureren uren afspreken om de kosten binnen de perken te houden.
Lees het hele artikel op naarvoren.nl >>>